Hacer inventario lote devoluciones: plantilla y método

El inventario de un lote de devoluciones necesita siete columnas y ni una más: número, qué es, marca y modelo, estado real, qué le falta, dónde está guardado y situación. Se rellena mientras clasificas, con el objeto en la mano, no al terminar.

La razón de que casi nadie mantenga un inventario no es la pereza: es haber empezado por uno demasiado ambicioso. Una hoja con veinte columnas de precios teóricos, costes imputados y márgenes previstos se abandona en el segundo lote. Una hoja con siete columnas sobrevive.

Para qué sirve un inventario y para qué no

Sirve para tres cosas muy concretas:

Saber qué tienes. Con hasta 90 artículos repartidos entre un armario, una estantería y el trastero, la memoria no llega. Y lo que no encuentras, no se vende.

No republicar lo vendido. El clásico: alguien pregunta por un artículo que se vendió hace dos semanas y tú tardas veinte minutos en confirmarlo.

Describir con precisión. Lo que anotaste con el objeto delante es lo que después escribes en el anuncio. Sin esa nota, el defecto se convierte en "algún detalle de uso", que es la vía rápida a una devolución.

Para lo que no sirve es para calcular lo que vas a ganar. Un inventario registra lo que hay y lo que pasa con ello, no una previsión. Los precios se deciden aparte, con el método de cómo poner precio a los productos de un lote.

Las siete columnas que necesitas

Fíjate en dos detalles. El primero: "estado" y "qué le falta" son columnas distintas. Un artículo puede estar sin usar y aun así faltarle el cargador; mezclarlo en una sola casilla te obliga a reinterpretar después.

El segundo: "ubicación" existe desde el primer día. Es la columna que más gente omite y la que más tiempo ahorra cuando alguien te escribe preguntando por el artículo 62.

Cómo numerar sin liarte

Usa un código de dos partes: lote y artículo. L03-017 es el artículo 17 del tercer lote que compraste. Es suficiente para no confundir dos objetos idénticos de compras distintas, que pasa más de lo que parece.

Escribe el número en una etiqueta adhesiva o en cinta de carrocero y pégalo en el objeto, no en la caja. Las cajas se cambian; los objetos, no.

Y haz que ese número aparezca en una de las fotos, aunque sea pequeño y en una esquina. Cuando tengas cuarenta anuncios publicados, esa foto es la que te dice qué caja abrir sin tener que adivinar.

Con qué hacerlo

Tres opciones y una recomendación clara:

1. Papel durante la clasificación. Una libreta al lado mientras trabajas. Rápido, no se apaga y no se te llenan las manos de pantalla. Pero hay que pasarlo el mismo día.
2. Hoja de cálculo. Es la opción sensata. Se ordena, se filtra por situación, se busca por marca y la abres desde el móvil cuando estás en el trastero. Una pestaña por lote y ya está.
3. Aplicación de inventario. Solo tiene sentido cuando manejas varios lotes a la vez y necesitas control de ubicaciones en serio. Antes de eso, es complicarse.

Un truco que ahorra escritura: mientras clasificas, graba una nota de voz por artículo diciendo el número, qué es y qué le falta. Después se transcribe en bloque, que es mucho más rápido que teclear con el objeto en una mano.

Inventariar mientras clasificas, no después

Este es el punto que separa un inventario útil de uno abandonado. Se anota en el mismo momento en que decides el estado del artículo, durante la segunda pasada de la clasificación.

El orden natural es: coges el objeto, lo revisas, decides su estado, le pegas la etiqueta con el número, lo anotas y lo dejas en su zona. Un solo recorrido. El proceso completo de apertura y triaje está en cómo abrir y clasificar un lote.

Si lo dejas para el final, tienes que volver a manipular los cuarenta artículos, uno a uno, y además describirás de memoria. Y de memoria todos los defectos se suavizan: lo que era "no carga" se convierte en "problema con la batería", y eso acaba en una reclamación.

Anota también el descarte. Parece inútil, pero saber cuánto se ha descartado de cada lote es la única información honesta que tendrás para decidir si repites formato.

Mantenerlo vivo cuando empiezas a vender

Un inventario muere el día que dejas de actualizar la columna "situación". Tres reglas mínimas:

• Cambia la situación en el momento, no al final del día. Publicado, cuando le das a publicar. Vendido, cuando cobras.
• No borres las filas de lo vendido. Cámbiales la situación y déjalas. Sirven para saber qué categorías se te dan bien.
• Revisa una vez por semana las filas que llevan mucho tiempo en "publicado". Ahí es donde se ve qué hay que bajar de precio o retirar.

Cuando tengas dos o tres lotes conviviendo, la parte física también necesita orden: dónde va cada caja, cómo se etiquetan las estanterías y qué se guarda a mano. Eso está desarrollado en almacenar y clasificar stock de lotes.

Cuándo el inventario deja de ser opcional

Con hasta 20 artículos puedes tirar de memoria y una lista en papel. Con hasta 40 empiezas a necesitarlo. A partir de 90 es imprescindible, y con un palé no hay discusión posible.

• Volumen manejable, primer control serio: lote variado mediano, 149 €, hasta 40 artículos.
• Donde el inventario se vuelve necesario: lote grande variado, 195 €, hasta 90 artículos.
• Donde sin inventario no se puede trabajar: palé para profesionales, 389,95 €, hasta 150 artículos.

Recuerda que el contenido es mercancía mixta y sin clasificar y que el número indicado es un máximo de artículos, no un contenido garantizado. Todos los pedidos llegan con envío gratuito en 24-72 horas a España peninsular, factura con IVA y opción de pago contra reembolso, y tienes 14 días de devolución gratuita si el formato te queda grande. Un buen inventario no mejora lo que viene en la caja: te permite trabajarlo sin perder la mitad por el camino.